Understanding SKAT Requirements for Cash Registers: What You Need to Know

Hos Shopbox støder vi tit på spørgsmål fra vores kunder om, hvorvidt SKAT kræver godkendelse af kasseapparater. Svaret er både ja og nej. Selvom der ikke findes et specifikt certifikat fra SKAT, der bekræfter godkendelsen af et kasseapparat, er der bestemte krav til de informationer, der skal fremgå af en kvittering eller faktura for at være korrekt registreret hos SKAT. Manglende overholdelse af disse krav kan medføre økonomiske implikationer.

Shopboxs kasseapparater opfylder alle SKATs krav vedrørende de nødvendige informationer på printede kvitteringer/boner.

Som ejer af en forretning foretager du daglige salg til kunder. Uanset om det er til privatpersoner eller virksomheder, er du forpligtet til at printe en faktura eller en bon fra kasseapparatet og derefter registrere alle transaktioner, både salg og indkøb, for din butik.

SKATs forventninger til forretninger og handelsdrivende:

• Kapabilitet til at printe bon/kvittering fra kassemaskinen
• Evne til at udskrive enten en detaljeret eller en simpel faktura
• Daglig opdatering af regnskab og nøjagtig kassebalance.

Specifikationer for en bon fra kassemaskinen:

I dag benytter størstedelen af butikkerne et kassesystem til at administrere salget. Flere af de ældre kasseapparater anvender fortsat "revisorruller", som er placeret ved siden af bonrullen i printeren. Denne strimmel laver en duplikat af alle printede bonner og kan efterfølgende opbevares til regnskabsformål.

De moderne kassesystemer anvender ikke revisorstrimler, men overfører i stedet dataene til et avanceret IT-system, hvor alle detaljer gemmes digitalt.

Shopbox’ kasseapparater fungerer digitalt og transmitterer straks alle salgstransaktioner til et intuitivt backend-system, som også kan kobles til økonomiprogrammet.

For at en bon fra et kasseapparat er skattemæssigt i orden, skal den mindst have disse informationer:

• Forretningens CVR-nummer eller navn
• Dato for udstedelse
• Beskrivelse af det solgte produkt eller ydelse
• Det totale salgsbeløb, inklusiv eventuelle rabatter eller yderligere detaljer
• Momsens størrelse, eller en angivelse af, at momsen repræsenterer 20% af den totale betaling.

Krav til en faktura

Hvis man ikke råder over et kasseapparat, er det muligt at udstede en faktura, f.eks. via computerudskrift eller som en manuelt skrevet faktura.

En komplet faktura skal som minimum indeholde:

• Dato for udstedelse
• Et løbende nummer baseret på en eller flere sekvenser, der unikt identificerer fakturaen
• Forretningens CVR-nummer
• Forretningens navn og adresse
• Kundens navn og adresse
• Beskrivelse og mængde af de solgte varer eller beskrivelse og omfang af de leverede tjenester
• Dato for fakturering
• Basis for moms, pris pr. enhed ekskl. skat, eventuelle rabatter eller bonusser, hvis de ikke er inkluderet i enhedsprisen
• Relevant momssats
• Det totale momsbeløb

Der skal altid gives en komplet faktura i følgende tilfælde:

• Når køberen er en registreret virksomhed eller anmoder om en fuldstændig faktura
• Ved salg til private, hvis fakturabeløbet er over 5.000 kr. inkl. moms
• Ved levering til andre EU-lande
• Kravene til en simpel faktura

For varer under 3.000 kr. kan man benytte en simpel faktura med færre nødvendige oplysninger.

En simpel faktura bør indeholde:

• Forretningens navn og adresse
• Forretningens CVR-nummer
• Et løbende fakturanummer
• Dato for udstedelse
• Beskrivelse og mængde af de solgte varer eller beskrivelse og omfang af de leverede tjenester
• Det totale salgsbeløb og størrelsen på momsbeløbet.

Krav vedrørende kasseregnskab

Som ejer af en forretning er det essentielt at opbevare alle dokumenter, bonner, fakturaer, følgesedler osv., da det kan være nødvendigt at kunne fremvise alt i forbindelse med regnskabet. Det er også vigtigt at opdatere regnskabet dagligt med alle dagens transaktioner og sørge for korrekt afstemning af kassens beholdning osv.

Med et kassemaskine fra Sofier kan du nemt integrere med dit økonomisystem. Dette betyder, at alle salgshandlinger automatisk registreres i dit bogføringssystem, hvilket reducerer den tid, du ellers skulle bruge på regnskabsføring.

Desuden er alle dine skattemæssige data sikkert opbevaret digitalt, så længe du har behov for det, hvilket eliminerer behovet for at opbevare utallige fysiske mapper.

Hvis du har spørgsmål, er du altid velkommen til at tage kontakt til os.