Skal et kasseapparat være godkjent av SKAT?

Hos Shopbox møter vi ofte spørsmål fra kundene våre om hvorvidt Skatteetaten krever godkjenning av kasseapparater. Svaret er både ja og nei. Selv om det ikke finnes et spesifikt sertifikat fra Skatteetaten som bekrefter godkjenningen av et kasseapparat, er det bestemte krav til informasjonen som må fremgå av en kvittering eller faktura for å være korrekt registrert hos Skatteetaten. Manglende overholdelse av disse kravene kan føre til økonomiske konsekvenser.

Shopbox sine kasseapparater oppfyller alle Skatteetatens krav til nødvendig informasjon på utskrevne kvitteringer/bonger.  

Som eier av en butikk gjennomfører du daglige salg til kunder. Uavhengig av om det er til privatpersoner eller bedrifter, er du forpliktet til å skrive ut en faktura eller en bong fra kasseapparatet og deretter registrere alle transaksjoner, både salg og kjøp, for butikken din.

Skatteetatens forventninger til butikker og næringsdrivende:  

• Mulighet til å skrive ut bong/kvittering fra kasseapparatet  
• Evne til å skrive ut enten en detaljert eller en enkel faktura
• Daglig oppdatering av regnskap og nøyaktig kassebalanse.

Spesifikasjoner for en bong fra kasseapparatet:

I dag bruker de fleste butikker et kassasystem for å administrere salget. Flere av de eldre kasseapparatene benytter fortsatt "revisorruller", som er plassert ved siden av bongrullen i skriveren. Denne strimmelen lager en kopi av alle utskrevne bonger og kan deretter oppbevares for regnskapsformål.  

De moderne kassasystemene bruker ikke revisorruller, men overfører i stedet dataene til et avansert IT-system, der alle detaljer lagres digitalt.  

Shopbox sine kasseapparater fungerer digitalt og overfører umiddelbart alle salgstransaksjoner til et intuitivt backend-system som også kan kobles til økonomiprogrammet.

For at en bong fra et kasseapparat skal være skattemessig korrekt, må den minst inneholde følgende informasjon:

• Virksomhetens organisasjonsnummer (CVR) eller navn  
• Dato for utstedelse  
• Beskrivelse av det solgte produktet eller tjenesten  
• Totalt salgsbeløp, inkludert eventuelle rabatter eller andre detaljer  
• Størrelsen på merverdiavgiften (MVA), eller en indikasjon på at MVA utgjør 20 % av den totale betalingen.

Krav til en faktura

Hvis man ikke har et kasseapparat, er det mulig å utstede en faktura, for eksempel via datamaskinutskrift eller som en manuelt skrevet faktura.

En komplett faktura må minst inneholde:

• Dato for utstedelse  
• Et løpende nummer basert på en eller flere sekvenser som unikt identifiserer fakturaen  
• Virksomhetens organisasjonsnummer (CVR)  
• Virksomhetens navn og adresse  
• Kundens navn og adresse  
• Beskrivelse og mengde av de solgte varene eller beskrivelse og omfang av de leverte tjenestene  
• Dato for faktureringen  
• Grunnlag for merverdiavgift, pris per enhet ekskl. skatt, eventuelle rabatter eller bonuser, hvis de ikke er inkludert i enhetsprisen  
• Relevant merverdiavgiftssats  
• Totalt merverdiavgiftsbeløp

Det skal alltid gis en komplett faktura i følgende tilfeller:

• Når kjøperen er en registrert virksomhet eller ber om en komplett faktura  
• Ved salg til privatpersoner, hvis fakturabeløpet er over 5.000 kr, inkludert merverdiavgift  
• Ved levering til andre EU-land  
• Kravene til en enkel faktura:

For varer under 3.000 kr kan man benytte en enkel faktura med færre nødvendige opplysninger.

En enkel faktura bør inneholde:

• Virksomhetens navn og adresse
• Virksomhetens organisasjonsnummer (CVR)
• Et løpende fakturanummer
• Dato for utstedelse
• Beskrivelse og mengde av de solgte varene eller beskrivelse og omfang av de leverte tjenestene
• Totalt salgsbeløp og størrelsen på merverdiavgiftsbeløpet.

Krav vedrørende kasseregnskabKrav vedrørende kassaregnskap:

Som eier av en butikk er det avgjørende å oppbevare alle dokumenter, bonger, fakturaer, følgesedler osv., da det kan være nødvendig å kunne fremvise alt i forbindelse med regnskapet. Det er også viktig å oppdatere regnskapet daglig med alle dagens transaksjoner og sørge for korrekt avstemming av kassebeholdningen.

Med et kasseapparat fra Sofier kan du enkelt integrere med økonomisystemet ditt. Dette betyr at alle salgshandlinger automatisk registreres i bokføringssystemet ditt, noe som reduserer den tiden du ellers ville brukt på regnskapsføring.

Videre er alle dine skattemessige data trygt lagret digitalt, så lenge du har behov for det, noe som eliminerer behovet for å oppbevare utallige fysiske mapper.

Hvis du har spørsmål, er du alltid velkommen til å ta kontakt med oss.