Digital Bogføring bliver obligatorisk fra 1. Januar 2026: Alt du skal vide

Fra 1. januar 2026 bliver digital bogføring et lovkrav for tusindvis af danske virksomheder og foreninger. Det er det sidste skridt i implementeringen af bogføringsloven fra 2022 og betyder, at hele virksomhedens økonomi fremover skal håndteres digitalt.

Hvem bliver omfattet af de nye regler?

De nye krav rammer tre grupper:

Personligt ejede virksomheder skal bogføre digitalt, hvis de har en nettoomsætning på over 300.000 kr. om året i to sammenhængende år. Det gælder både enkeltmandsvirksomheder og interessentskaber.

Foreninger med erhvervsmæssig aktivitet er også omfattet, når deres omsætning overstiger 300.000 kr. i to efterfølgende år. Foreninger uden erhvervsaktivitet er fortsat undtaget.

Reglerne gælder desuden for årsregnskabspligtige datterselskaber af finansielle virksomheder, forsikringsselskaber og ATP, som tidligere kunne bruge koncerninterne bogføringssystemer uden at følge de digitale krav.

Hvad kræver loven konkret?

Den nye lovgivning stiller klare krav til, hvordan bogføringen skal håndteres:

Alle økonomiske transaktioner skal registreres i et digitalt bogføringssystem, som enten er godkendt af Erhvervsstyrelsen eller opfylder lovens funktionskrav. Papirbaseret bogføring er ikke længere tilladt for virksomheder, der er omfattet af reglerne.

Registreringer og bilag skal opbevares digitalt i mindst fem år. Fakturaer, kvitteringer og andet bilagsmateriale skal derfor gemmes elektronisk med fuld sporbarhed.

Bogføringssystemet skal kunne sikre gennemsigtighed og eksportere data i standardiserede formater, så myndighederne kan gennemføre kontrol, når det er nødvendigt.

To veje til digital bogføring

Virksomheder kan vælge mellem to løsninger:

Registrerede bogføringssystemer

Den mest ligetil løsning er at bruge et system, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen. Her er det systemudbyderen, der sikrer, at alle krav til dataopbevaring, IT-sikkerhed og funktionalitet er opfyldt. Virksomheden slipper dermed for de tekniske detaljer og kan fokusere på driften.

Specialudviklede systemer

Virksomheder kan også vælge et ikke-registreret eller specialudviklet system. I så fald skal virksomheden selv dokumentere, at systemet lever op til samtlige lovkrav. Det indebærer blandt andet krav til sporbarhed, dataintegritet, sikkerhedskopiering og adgangskontrol. For mange vil denne løsning være både mere kompleks og tidskrævende.

Baggrunden for digitalisering af bogføringen

Lovændringen er en del af en bredere digitaliseringsstrategi, der skal modernisere både erhvervsliv og offentlig administration. Målet er tredelt:

Reglerne skal skabe større gennemsigtighed i virksomhedernes økonomi, så både virksomheder og myndigheder lettere kan følge pengestrømme og opdage uregelmæssigheder.

Digital bogføring mindsker risikoen for fejl, fordi manuelle processer bliver erstattet af automatiserede løsninger, der reducerer taste- og regnefejl.

Samtidig skal de nye krav hjælpe med at bekæmpe sort arbejde ved at gøre det vanskeligere at skjule indtægter gennem mangelfuld eller ukorrekt bogføring.

Sammenhæng med kasseloven og dobbelt lovkrav for detailhandlen

Det er vigtigt at skelne mellem de nye krav om digital bogføring og kasseloven, som trådte i kraft 1. januar 2024. Kasseloven gælder for udvalgte brancher som restauranter, frisører, caféer og andre butikker med kontantsalg, uanset omsætningens størrelse.

Hvor kasseloven handler om registrering af salg og udstedelse af kvitteringer ved salgsstedet, dækker de nye bogføringsregler hele økonomistyringen og regnskabsprocessen i virksomheden.

For mange virksomheder betyder det, at de skal leve op til begge regelsæt. Restauranter, caféer, købmænd og andre detailvirksomheder skal både følge kasselovens krav til digital salgsregistrering og de nye krav til digital bogføring, når omsætningen overstiger 300.000 kr. i to sammenhængende år.

Integration mellem kasse og bogføring bliver afgørende

For virksomheder der rammes af begge krav, bliver et tæt samspil mellem kassesystem og bogføringssystem særligt vigtigt. Moderne løsninger som Shopbox kan allerede sende salgsdata direkte til bogføringssystemet, hvilket:

• Eliminerer dobbeltarbejde: Data indtastes kun én gang ved salgsstedet
• Reducerer fejlrisiko: Automatisk dataoverførsel fjerner risikoen for manuelle tastefejl
• Sparer tid: Daglige salgstal bogføres automatisk uden manuel håndtering
• Sikrer compliance: Både kasselov og bogføringskrav overholdes gennem ét integreret flow

Når du vælger kassesystem og bogføringssystem, er det derfor værd at undersøge, om de kan arbejde problemfrit sammen. En god integration mellem salg og regnskab kan spare mange timer hver måned og sikre, at virksomheden automatisk lever op til lovgivningen.

Hos Shopbox tilbyder vi integrationer til flere anerkendte bogføringssystemer, så salgsdata kan sendes direkte fra kassen til regnskabet uden ekstra arbejde.

Konsekvenser ved manglende overholdelse

Erhvervsstyrelsen har fået udvidede beføjelser til at håndhæve de nye regler, og manglende digital bogføring kan udløse markant højere bøder end tidligere.

Derudover kan manglende overholdelse føre til øget kontrol, påbud og i værste fald juridiske konsekvenser for virksomhedsejeren. For virksomheder der søger finansiering eller samarbejder med større kunder, kan mangelfuld digital bogføring også skade tilliden og påvirke virksomhedens troværdighed.

Sådan forbereder du din virksomhed

Med kun få måneder til implementeringen er det tid til handling:

Vurder din nuværende løsning: Tjek om dit eksisterende system er registreret hos Erhvervsstyrelsen, eller om det skal opgraderes for at leve op til kravene.

Undersøg markedet for godkendte systemer: Sammenlign funktionalitet, pris og brugervenlighed hos forskellige udbydere af registrerede bogføringssystemer. Hvis du allerede bruger et kassesystem som Shopbox, så undersøg hvilke bogføringssystemer det kan integrere med.

Tænk i helhedsløsninger: Hvis din virksomhed er omfattet af både kasselov og de nye bogføringskrav, så prioritér systemer der kan tale sammen. Det sparer tid og sikrer bedre datakvalitet.

Digitalisér eksisterende bilag: Hvis du stadig opbevarer fakturaer og kvitteringer fysisk, skal disse digitaliseres og organiseres i dit nye system.

Invester i oplæring: Sørg for at du selv eller dine medarbejdere får den nødvendige træning i at anvende det digitale bogføringssystem effektivt.

Konsultér en revisor eller bogholder: Få professionel rådgivning til at sikre en gnidningsfri overgang og fuld lovmedholdelighed.

Perspektiver for fremtiden

Digital bogføring er mere end et lovkrav. Det er en mulighed for at effektivisere administrationen og få et bedre overblik over økonomien. Automatisering frigør tid til kerneopgaver, og realtidsdata giver et stærkere grundlag for beslutninger.

For virksomheder der allerede bruger digitale kassesystemer, er skridtet mod fuld digital bogføring mindre. Salgsdata registreres allerede digitalt, og med den rette integration kan de automatisk danne grundlag for bogføringen.

For mange mindre virksomheder vil overgangen kræve investeringer i både tid og økonomi, men fordelene vil på sigt overstige omkostningerne gennem færre fejl og mindre administrativt arbejde.

Med deadlinen lige om hjørnet er det vigtigt at handle nu. Digital bogføring er ikke længere noget der kommer, fra 2026 er det en realitet for danske virksomheder.

FAQ: Kassesystemer hos Shopbox

Hvordan kommer jeg i gang?
Vi tilbyder plug-and-play løsninger. Dit system er hurtigt klar, og vi kan hjælpe dig med opsætning af hardware, overførsel af data og integrationer.

Hvad koster det?
Vi har simple pakker uden skjulte gebyrer, fra basisløsninger til større kæder. Se vores priser på her.

Er Shopbox godkendt?
Ja, Shopbox er et godkendt kassesystem i Danmark og opfylder alle krav til SAF-T/Kasselov

Bliv en del af Shopbox-familien

Vil du se, hvordan dit nye kassesystem kan lette hverdagen? Book en demo eller få en gratis prøveperiode her.

Vi hjælper hver dag butikker, caféer, barer og kæder med at skære ned på bøvl, og op for salget.