Eier du en virksomhet? Eller jobber du for en virksomhet? Uansett hva, har du vært borti prosjekter – eller kommer du til å gjøre det. Det er nesten uunngåelig, som sand i Sahara. Du kan kanskje komme til å oppleve at virksomheten din skal implementere et nytt system, kanskje skal det produseres en større kampanje, eller noe helt annet. Prosjekter finnes i alle størrelser, store som små, og på tvers av alle sektorer og bransjer. Men hvordan håndterer man prosjektstyring på best mulig måte? Det får du et kvalifisert svar på her.
Det finnes forskjellige metoder for prosjektstyring og prosjektledelse, blant annet den agile metoden, den strategiske metoden og metoden for endringsledelse. Metoden man velger, bør ofte være et resultat av prosjektets kjerne og virksomhetens kultur. Du kan med fordel stille deg selv disse spørsmålene: Hva går prosjektet ut på? Og hvem vil prosjektet påvirke? Disse spørsmålene er svært relevante for hvilken metode du bør velge.
Den agile metoden innebærer at man må være fleksibel. Det vil si at man ikke har en klar tidsplan eller et fastlagt fundament for hvordan man skal nå målet. Prosessen utvikles underveis ved å teste og etterprøve. Den agile metoden har blitt mer populær de siste årene i sektorer som IT, hvor det kan være nødvendig å prøve seg frem og følge opp på resultater for å skape noe nytt. Det er nemlig ikke alltid at man har en "best practice" fra starten av.
Når man benytter den strategiske metode, skal man kunne se prosjektet fra et helikopterperspektiv. Det vil si at man ikke skal vurdere prosjektet i ulike deler, men se det som en helhet. Målsettingen kan være fleksibel. Her er fokuset ikke bare på at bygge produktet, men på at prosjektet først avsluttes når man kan måle effekten av det implementerte produktet og hvordan det har bidratt til resten av virksomheten.
Med denne metoden skal man fokusere på hvordan endringen av prosjektet påvirker både eksterne og interne komponenter. Her er det ikke bare fokus på hvordan man kommer i mål med å produsere produktet, men også på implementeringen. For eksempel blir det ofte gjennomført en endringsplan for hvordan et system skal implementeres internt i en virksomhet. Hva skal man gjøre hvis implementeringen møter motstand? Hvordan skal man håndtere de ansatte som trenger hjelp for å mestre implementeringen? Slike temaer kan være en del av en endringsplan.
Hvilken metode som passer best for deg og virksomhetens visjon, er det første spørsmålet du bør besvare for å finne ut hvordan du vil håndtere prosjektstyringen. Det er fordeler og ulemper ved alle metodene. Den agile metoden kan for eksempel være tidkrevende hvis forsøkene må etterprøves flere ganger, men metoden kan også resultere i et sikkert og godt testet produkt før det blir lansert på markedet.
Hvis du har et prosjekt som medarbeiderne i virksomheten din skal ta i bruk som verktøy, kan det derimot være en fordel å fokusere på endringsledelse. Hvis prosjektet ikke har en effekt på en stor del av de ansatte, vil kanskje en annen metode være mer passende.
Sluttvis kan den strategiske metoden være verdifull hvis du ønsker å se resultatene på tvers av virksomheten. Hvis prosjektet kommer til å påvirke store deler av sektorene i virksomheten din, som IT, økonomi, markedsføring osv., kan det være en god idé å betrakte prosjektet som en helhet, der man følger opp resultatene i de ulike sektorene. Hvis prosjektet derimot ikke vil ha innvirkning på flere sektorer i virksomheten, kan en av de andre metodene være det beste valget for deg.
Når du har valgt en metode, bør du lage en plan som støtter metoden du har valgt. Skal du for eksempel lage en tidsplan? Skal du lage en plan for implementeringen av prosjektet med tanke på medarbeiderne? Eller bør du lage en plan for hvor ofte deler av prosjektet skal etterprøves? Du kan også vurdere om du vil bruke et verktøy for å følge opp prosjektet. Det finnes mange online verktøy som Monday, Asana osv., der du kan "kartlegge" prosjektet ditt og tildele oppgaver til personer. Det kan være en effektiv måte å beholde oversikten over prosjektet ditt.
Når du har besvart disse spørsmålene og lagt en plan som støtter metoden din, er du klar til å sette i gang. Du bør imidlertid vurdere hvor mange programmer du ønsker å bruke for å fortsatt kunne beholde oversikten. Ønsker du derfor et kassesystem som også kan håndtere planlegging? Da er Shopbox det rette systemet for deg. Ved å integrere planlegging med kassesystemet ditt, har du alt samlet på ett sted, slik at du slipper å håndtere ulike pålogginger og programvare. Kontakt oss og hør om dine muligheter.