Ejer du en virksomhed? Eller arbejder du for en virksomhed? Uanset hvad, så har du stiftet bekendtskab med projekter – eller også kommer du til det. Det er næsten uundgåeligt som sand i Sahara. Du kommer måske ud for, at din virksomhed skal implementere et nyt system, måske skal der produceres en større kampagne eller noget helt tredje. Projekter findes i alle størrelse, store som små og i alle sektorer på tværs af brancher. Men hvordan håndterer man projektstyring på den bedste måde? Det får du et kvalificeret svar på her.
Der findes forskellige metoder til projektstyring og projektledelse. Bl.a. den agile metode, den strategiske metode og metoden for forandringsledelse. Den metode man vælger bør ofte være et produkt af projektets kerne og virksomhedens ånd. Du kan med fordel stille dig selv disse spørgsmål: Hvad går projektet ud på? Og hvem kommer projektet til at påvirke? Disse spørgsmål har nemlig stor relevans for, hvilken metode, du bør vælge.
Den agile metode indebærer, at man skal være fleksibel. Det vil sige, at man ikke har en klar tidsplan eller et fastlagt fundament for, hvordan man skal nå sit mål. Processen bliver udviklet undervejs ved at teste og efterprøve. Den agile metode er blevet mere populær igennem de senere år i sektorer som IT, hvor det kan være en nødvendighed at prøve sig frem og følge op på resultater, hvis man skal skabe noget nyt. Det er nemlig ikke altid at man har ‘best practise’ fra starten af.
Når man benytter denne metode skal man kunne se projektet i et hellikopter-perspektiv. Det vil sige, at man ikke skal anse projektet i forskellige dele, men se det i en helhed. Målsætningen kan være fleksibel. Her er der nemlig ikke fokus på, at produktet bare skal bygges. Projektet bliver først afsluttet, når man kan måle på effekten af det implementerede produkt og hvordan produktet har bidraget til resten af forretningen.
Ved denne metode skal man have fokus på, hvordan forandringen af projektet påvirker eksterne og interne komponenter. Her er der ikke blot fokus på, hvordan man kommer i mål med at producere produktet, man skal i høj grad også have fokus på implementeringen. Fx bliver der ofte eksekveret en forandringsplan for, hvordan et system skal implementeres internt i en virksomhed. Hvad skal man fx gøre, hvis implementeringen møder modstand? Hvordan skal man håndtere de medarbejdere, der skal have hjælp til at mestre implementeringen? Det kan være nogle af de emner, der kan fremgå i en forandringsplan.
Hvilken metode passer bedst til din og virksomhedens vision? Det er det første spørgsmål, du bør besvare for at finde ud af, hvordan du vil håndtere din projektstyring. Der er fordele og ulemper ved alle eksemplerne. Den agile metode kan fx være langtrukken, hvis forsøg skal efterprøves adskillige gange. Men ligeledes kan metoden resultere i et sikkert og velafprøvet produkt inden det rammer hylderne.
Hvis du har et projekt, som medarbejderne i din virksomhed skal tage i brug som værktøj, kan det derimod være en fordel at fokusere på forandringsledelse. Hvis projektet ikke har en effekt på en stor del af dine medarbejdere, vil en anden metode muligvis være mere passende.
Slutvist kan den strategiske metode være værdifuld, hvis du ønsker at se resultaterne på tværs af virksomheden. Hvis projektet kommer til at påvirke store dele af sektorerne i din forretning som IT, økonomi, marketing osv. kan det være en god idé at anskue projektet som en helhed, hvor man skal følge op på resultaterne i de forskellige sektorer. Hvis dit projekt til gengæld ikke kommer til at have indflydelse på flere sektorer i din virksomhed, så er en af de andre to metoder muligvis det bedste valg for dig.
Når du har valgt en metode, bør du lave en plan, der understøtter din metode. Bør du fx lave en tidsplan? Bør du lave en plan for implementering af dit projekt ift. medarbejderne? Eller skal du lave en plan for, hvor ofte dele af et projekt skal efterprøves? Du kan også overveje om du vil bruge et værktøj, så du kan følge op på dit projekt. Der findes mange onlineværktøjer som Monday, Asana osv. hvor du kan ‘mappe’ dit projekt og tildele opgaver til personer. Det kan være en effektiv måde at bevare overblikket over dit projekt.
Når du har besvaret disse spørgsmål og tilrettelagt en plan, der understøtter din metode, er du klar til at sætte i gang. Dog bør du overveje, hvor mange programmer du ønsker at benytte dig af, så du stadig kan bevare overblikket. Ønsker du derfor et kassesystem, som også kan håndtere planlægning? Så er Shopbox det rette system for dig. Ved at integrere planlægning med dit kassesystem, så har du alt samlet et sted, så du ikke skal slås med forskellige logins og software. Kontakt os og hør om dine muligheder.